Zakelijke evenementen kunnen echt een waardevolle toevoeging zijn voor je bedrijf. Maar hoe regel je dat nu precies? Er zijn een aantal kleine en misschien vanzelfsprekende dingen die je kunt doen, maar dat blijft toch de basis. Wil jij ook weten waar je op moet letten? Lees dan even verder voor een aantal tips!
Kies de ideale datum
Denk altijd eerst goed na over de datum en tijd. Kies bij voorkeur voor dagen zoals dinsdag, woensdag of donderdag. Denk ook aan specifieke zaken van je bedrijf. Sommige winkels zijn bijvoorbeeld op maandag dicht. Probeer ook de drukke ochtend- en avondspits te vermijden en houd rekening met het weer (afhankelijk van het seizoen). Zorg voor een duidelijk plan voor het geval je het evenement onverwachts moet afzeggen. Probeer vakanties en grote evenementen zoals beurzen en sportwedstrijden te vermijden, zodat er zoveel mogelijk mensen kunnen komen.
Stel concrete doelen
Elk zakelijk evenement moet een duidelijk doel hebben. Formuleer dit doel als een concrete, meetbare en haalbare doelstelling. Belangrijke mededelingen kunnen het beste aan het begin van het evenement worden gedaan. Op dat moment zijn de deelnemers nog fris en dan kan de boodschap effectiever overgebracht worden. Je kunt ook etiketten personaliseren om bepaalde mededelingen voor iedereen zichtbaar te maken.
Bouw de spanning op
De tijd voor het evenement is net zo belangrijk als het evenement zelf. Zorg dat je helder, informatief en motiverend communiceert naar je doelgroep. Gebruik kleine voorproefjes om interesse te wekken en mensen nieuwsgierig te maken. Laat regelmatig iets van je horen, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven of social media. Maar geef niet meteen alles weg over het programma.
Ken je doelgroep!
Je evenement moet aansluiten bij je doelgroep en het moet dus voor hen relevant zijn. Check de kenmerken van je doelgroep, zoals leeftijd, locatie en beroep. De inhoud van je moet aansluiten bij deze kenmerken en je doelstelling ondersteunen. Originaliteit, actualiteit en verdieping staan hierbij centraal.
Wees uniek en inspireer de deelnemers
Wil je je zakelijke evenement echt memorabel maken, dan moet je het bijzonder en inspirerend zijn en het laten passen bij het soort programma dat je hebt. Denk er bijvoorbeeld aan om een bekende spreker uit te nodigen als je een educatief evenement hebt met een specifieke boodschap. Als je graag meer interactie wilt, kun je ook wat creatieve methoden proberen, zoals live polling om direct met deelnemers te communiceren. Let ten slotte op de technische details, zoals audiovisuele apparatuur om het evenement soepel te laten verlopen.
